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Conference Tool

on premise Conference Tool, wie wir es verwenden

Wieso wir unsere Video Konferenz on premise haben, nicht nur weil wir es können sondern auch weil es uns hilft, die Kommunikation mit unseren Klienten einfach und sicher abzuwickeln. Manche Gespräche in einer Konfernez sollten einfach nicht über Server laufen die man nicht unter Kontrolle hat, sagen die Herren in der grauen Anzügen aus dem Nebenbüro, wenn sie denn mal im Büro sind.
Sie sprechen hier von den anfallenden Metadaten, diese Daten sind rechtlich weniger geschützt, können aber sehr sehr aufschlussreich sein. Denn oft reicht es schon aus zu wissen bzw. zu erfahren mit wem und wann jemand spricht.

Wie läuft es bei uns ab.
Ich bekomme im BackOffice einen Termin und die Teilnehmer für den Conference Call.
Eins, zwei drei, ist der Virtuelle Konferenzraum erstellt, sofern nicht bereits einer vorhanden war.
Einmal Copy für den Link zum Raum und das Passwort und Paste in die Maske im Intranet, dann die e-mail Adressen eingefügt, schon wird der Schriftsatz mit der Einladung erstellt und per email versendet. Manchmal wollen die Herren das das Passwort per SMS, also old school, versendet wird, dann kommt noch ein weitere Klick hinzu. Fertig.

Das ganze wird etwas umständlicher, wenn es sich um spezielle Kunden handelt, die müssen sich dann per VPN auf einen Konferenz Server einwählen. Die ganze Sache wird dann immer hektisch wenn keiner der Admins für die VPNs verfügbar ist.

Was uns jetzt noch fehlt, wäre eine automatische Möglichkeit, wenn Files in der Konferenz hochgeladen werden, oder im Chat eine Nachricht geschrieben wird, diese automatisch in den Akt zur Konferenz zu verspeichern. Angeblich arbeiten die Programmierer bereits dran.

Egal ob am 55″ im Konferenzraum, am PC, Notebook oder am Tablet, es funktioniert einfach. Das wichtigste Tool ist für uns ein ordentliches Headset alles andere ist fast schon egal, und an das ständige Kamera On hat man sich auch bald gewöhnt.